受理民眾應用檔案作業要點

 

 

核定日期:109年6月24日營玉行字第1091001795號函訂定

法規內容:玉山國家公園管理處檔案應用作業要點

 

一、 玉山國家公園管理處(以下簡稱本處)為辦理檔案法第十七條至二十一條規定之申請閱覽、抄錄或複製(以下簡稱應用)檔案事項,特訂定本要點。

二、 民眾申請應用本處檔案,應填具檔案應用申請書(如附件1)或以書面載明下列事項,向本處申請:
    (一) 申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
    (二) 有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,應提出委任書(如附件2);如係法定代理者,應敘明其關係,並檢具相關證明文件。
    (三) 申請項目。
    (四) 檔案名稱或內容要旨。
    (五) 檔號。
    (六) 申請目的。
    (七) 有使用檔案原件之必要者,其事由。
前項申請,得以親自送持或以郵寄、傳真等書面通訊方式為之。

三、 受理民眾檔案應用時,業務單位應檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定程式或資料不全者,應通知申請人(或代理人,以下簡稱申請人)七日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回申請。受理申請,應儘速辦理,最遲應自受理之日起三十日內,以書面通知申請人准駁結果。如有補正資料者,自申請人補正之日起算。

四、 本處檔案應用之准駁,依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。

五、 業務單位應就檔案內容得否提供應用先擬妥准駁通知書、准駁表及准駁清單(如附件3至5),併同申請書或相關文件,必要時簽會該檔案所涉業務單位,徵詢其意見。核准應用之檔案,除申請應用檔案原件經核准者外,應以提供複製品為原則。如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得提供部分,就其他部分提供之。

六、 經核准應用者,檔案管理單位應於准駁通知書中載明檔案應用准駁之意旨、檔案應用方式、時間及處所、檔案應用注意事項及收費標準,及應攜帶之相關證明文件。

七、 申請人至本處應用檔案時,檔案管理單位應查驗其准駁通知書、身分證明文件。檔案管理單位將檔案交付申請人使用,應請其於檔案應用簽收單(如附件6)簽名。

八、 業務單位應陪同應用檔案。

九、 檔案管理單位應指導應用檔案,禁止飲食、吸菸、破壞環境整潔或妨害安寧等情事,經勸告制止仍不聽從者,應終止其應用,並記錄之。

十、 本處提供鉛筆及手套,如民眾有使用自備器材之必要且經本處同意者,依檔案閱覽抄錄複製收費標準規定收取閱覽、抄錄之費用。

十一、 申請人應用檔案,應保持檔案之完整,並不得有下列行為。如有發生下列情形者,本處應停止其應用;其涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。
    (一) 有添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案之行為者。
    (二) 有拆散已裝訂完成檔案之行為者。
    (三) 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容之行為者。
檔案應用完畢,檔案管理單位應當場檢視歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形;如有污損、破壞等不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記後並依相關規定辦理。申請應用之檔案,不得攜出檔案應用處所,並應當日歸還。如有必要暫離檔案應用處所者,應將檔案交由檔案管理人員保管;應用影像系統者,則應完成登出作業。如未能於當日應用完畢者,檔案管理單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,另日約定時間應用。申請人閱畢檔案應歸還檔案管理單位並經點收無誤後,檔案管理單位應於檔案應用簽收單上註記還卷並將一聯交付申請人。

十二、 申請應用檔案之費用,依國家發展委員會檔案管理局所訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收費(如附件7)。如需提供檔案複製郵寄服務者,檔案管理人員應先收取申請人繳交之郵資、處理費、及複製費用後,將檔案複製品併同收據寄交申請人。

十三、 本處檔案應用處所開放時間為星期一至星期五,上午9時至11時30分、下午2時至5時,不包含例假日及國定假日;若有其他特殊原因停止開放時,另行公告週知。

十四、 本要點如有未盡事宜,悉依其他相關規定辦理並得隨時修訂之。

 

*相關檔案:

附件一檔案應用申請書

附件二檔案應用申請委任書

附件三檔案應用申請准駁通知書

附件四檔案應用准駁表

附件五檔案應用准駁清單

附件六檔案應用簽收單

附件七檔案閱覽抄錄複製收費標準