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受理民眾應用檔案作業要點


核定日期:99年9月03日營玉行字第0991007850號

法規內容:玉山國家公園管理處受理民眾應用檔案作業要點

一、玉山國家公園管理處(以下簡稱本處)為辦理檔案法第17條規定之申請閱覽、抄錄或複製本處檔案(以下簡稱檔案應用)等應用事項,特訂定本要點。

二、檔案應用申請範圍:本要點所稱「檔案」,係指本處依照檔案管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件;檔案有行政程序法第46條第2項或政府資訊公開法第18條所定情形或下列情形之一者,得拒絕其申請:

  • (一)有關國家機密者。
  • (二)有關犯罪資料者。
  • (三)有關工商秘密者。
  • (四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
  • (五)有關人事及薪資資料者。
  • (六)依法令或契約有保密之義務者。
  • (七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

三、申請方式:

(一)申請應用本處檔案,應填具『檔案應用申請書』(格式如附件一),並檢附有關證明文件影本,向本處提出申請。

(二)應檢附之證明文件:

  • 1.申請人為個人,檢附個人身分證明文件影本。
  • 2.申請人為營利事業或機關團體,檢附公司(商業)登


記證明文件或法人登記證明文件影本、負責人身分證明文件影本,並加蓋營利事業或機關團體及負責人印章。

  • 3. 如授權或委託代理人申請時,應另檢附委任書(附件

二)或授權書正本、代理人身分證明文件影本及加蓋

印章。申請案件屬個人隱私資料者,請檢具身分關係

證明文件。

  • 4. 檔案應用以提供複製品為原則;有使用原件之必要者,應於申請時記載其事由。

四、受理程序:

本處受理申請書後,應由文書單位登入總收文號,分文至業務承辦單位派員審理。

五、業務承辦單位審理程序:

  • (一)審核受理案件是否符合檔案應用範圍。
  • (二)申請之方式或要件不齊,其能補正者,受理單位應通知申請人於七日內補正;不能補正或屆期未補正者,得依法逕行駁回其申請。
  • (三)依據申請書所載事項,確認其正確性,如有內容要旨、檔號等相關資料誤繕者,應予以釐正。
  • (四)業務承辦單位對於申請應用檔案,應依本處檔案管理作業規定,向檔案管理單位辦理調卷,且負檔案資料保管責任,直至返還檔案管理單位為止。並審視案卷內容,是否有洩密之虞或限制公開、提供等情形,以為准駁或部分限制依據,簽報權責長官核定。
  • (五)受理應用檔案,應自受理之日起三十日內為准駁決定之書面通知申請人-「檔案應用申請審核通知書」(附件三)。其准許應用者,應載明同意應用之檔案冊數,指定應用時間及場所。駁回申請者,應載明其理由。回覆申請人之通知並應副知政風室及檔管單位。
  • 前項所定三十日,於有補正者,自申請人補正之日起算。
  • (六)申請經核准者,業務承辦單位應於指定日期前備妥經核准可供應用之相關檔案資料,除需使用檔案原件外,均需影印放置一處待用。若核准應用檔案係為原卷及有部分限制提供者,應採「分離原則」,僅就其他部分提供:

  1. 檔案可拆卷者,將不宜提供之部分抽離後提供之。
  2. 檔案無法拆卷者,在不宜提供部分做適當之遮蓋。檔案部分抽離或遮蓋情形應註記於檔案應用簽收單(附件四)。

六、檔案應用:

(一)應用地點及時間:

應用地點:檔案室或本處適當地點。

應用時間:上班日上午9:00~11:30,下午2:00~5:00。

(二)應檢附證明文件:申請人應於本處指定時間、地點,親至本處閱覽檔案資料,及交付下列證明文件,並完成登記程序(檔案室閱覽登記簿-附件五),始得閱覽。

  1. 檔案應用申請審核通知書暨審核表正本。
  2.  申請人身分證明文件,個人應檢附身分證明文件正本,營利事業或機關團體應檢附公司(商業)登記證明文件或法人登記證明文件(如為影本應加註具結「與正本相符,如有不實願負法律責任」字句並簽章),及負責人、代表人或管理人之證明文件。
  3. 有授權或委任代理人者,除前述證件外,尚應檢附代理人身分證明文件正、影本及委任書正本。如代理人所提示之申請人身分證明為影本,須由申請人及代理人切結與正本相符。前項身分證明文件應於應用完畢,點收檔案資料無誤,並繳交相關費用後交還申請人。
  4.  業務承辦單位應派員核對上列證明文件並全程陪同申請人閱覽、抄錄或複製檔案資料。

(三)申請人應用檔案資料應遵守本處有關規定,並不得有下列行為,違反者,依檔案法第26條之規定,業務承辦單位承辦人員應立即中止其應用,並記錄之;其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦:

  1. 添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或其他損壞檔案資料之行為。
  2. 拆散已裝訂完成之檔案。
  3.  以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
  4. 無故將檔案資料攜出閱覽地點。
  5.  喧嘩或其他妨礙秩序之行為。

(四)應用之檔案應當日歸還,如未能於當日應用完畢者,業務承辦單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,由業務承辦單位人員與申請人另行約定日期後再行調閱。未事先約定者,仍應重新辦理申請。

(五)申請人未按既定時間至本處閱覽檔案者,承辦人應另訂時間,再行通知其準時前往。

(六)業務承辦單位點收申請人歸還檔案確認無訛,並經申請人簽收後,應於檔案應用簽收單註記還卷,將第三聯交付申請人,另將檔案應用簽收單第一聯併同檔案辦理還卷。

七、收費及解繳:應用本處檔案悉依檔案管理局制定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(附件七)收取費用,修正時亦同。

(一)複製檔案不論紙張複製成效如何,概以用紙數合計其金額。

(二)收費解繳:申請人應用完畢後,由本處檔案管理人員計算應繳費用,並將應收費用填寫於「檔案閱覽抄錄及複製收費明細表」(附件六),交申請人至出納繳費後,再持繳費收據向檔案管理人員領取影印資料。

八、檔案管理單位(人員)依下列程序辦理

(一) 依業務承辦單位填具列印之調卷單,調取檔案供承辦人審視案件內容。

(二) 依業務承辦單位人員告知,對有限制提供之內容做遮掩或拆卷抽離,以維護檔案機密。

(三) 提供本處檔案應用申請書、檔案應用簽收單、繳款書等資料及閱覽場所準備事宜。

(四) 將業務承辦單位函覆申請人「本處檔案應用申請審核通知書」副本及檔案應用簽收單,依序裝訂,以備查考或作統計之用。

九、本要點自發布日實施,修正時亦同。



玉山國家公園管理處受理民眾應用檔案作業要點

玉山國家公園管理處檔案應用申請審核表

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